Aydınlatma Metni (ISA-Tedarikçilere / Tedarikçi Çalışanlarına Yönelik Aydınlatma Metni)

Tedarikçilere / Tedarikçi Çalışanlarına Yönelik Aydınlatma Metni (ISA Denetim Belgelendirme ve Eğitim A.Ş)

Mérieux NutriSciences (Mérieux NutriSciences markası şirketi olan ISA Denetim Belgelendirme ve Eğitim Anonim Şirketi “ISA”) olarak; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca siz tedarikçilerimizin ve çalışanlarınızın çeşitli kişisel verilerinizi işliyor, aynı zamanda kanunlarda öngörülen teknik ve idari tedbirleri alarak işlemekte olduğumuz verilerinizin korunması için elimizden gelen tüm çabayı gösteriyoruz. İşbu ISA Tedarikçilere / Tedarikçi Çalışanlarına Yönelik Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”) ile birlikte kişisel verilerinizin işlenme süreçleri hakkında sizleri detaylıca bilgilendirmek istiyoruz.

Bu kapsamda, ISA, gerekli olan tüm teknik ve idari tedbirleri almak suretiyle kişisel verilerinizi; Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler ve KVKK başta olmak üzere, kişisel verilerin korunması ile ilgili tüm mevzuatın öngördüğü sınırlar çerçevesinde ve KVKK’nın 4. maddesinde yer alan;

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
Doğru ve gerektiğinde güncel olma
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
İşleme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

ilkelerine uygun olarak işlemektedir.

1. İŞLENMEKTE OLAN KİŞİSEL VERİLERİNİZ, İŞLENME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Adınız, soyadınız, iletişim bilgileriniz, şirket unvanı, vergi kimlik numarası ve bağlı bulunan vergi dairesi, banka hesap bilgileriniz ve her halükârda şirket yetkilisinin adı/soyadı, iletişim bilgileri ile ISA ile olan sözleşmesel ilişkinizin kurulması ve devamı kapsamında tarafınızca doğrudan ISA ile paylaşmış olduğunuz kişisel verileri,

Sözleşme ve mevzuattan doğan yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, satın alım sürecini başlatmak, cari hesap açmak, sözleşme akdetmek, teklif talepleri veya bir ihaleye çıkılması halinde firmalar hakkında bilgi talep edilmesi amacıyla şirket internet sayfasında yer alan e-posta adreslerine atılan elektronik postaların değerlendirilmesi, satış sonrası teknik destek hizmetlerinin sağlanması, şikâyet süreçlerinin ve taleplerinin sonuçlandırılması, gerçekleştirilen satış işlemleri için ödemenin yapılabilmesi ve karşılığında faturanın temin edilebilmesi, tedarikçi özelinde hesap açılması

amaçları ile işleyecektir.

Yukarıda işlenme amaçları tarafınıza sunulan kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen;

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

hukuki işlenme sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

ISA, tedarikçi çalışanlarına yönelik olarak, işvereniniz olan tedarikçimiz ile arasındaki sözleşme ilişkisi kapsamında, doğrudan siz tedarikçi çalışanlarımızdan ve/veya tedarikçimiz olan işvereninizden elde edilen;

Islak imzalı görevlendirme yazısı, SGK işe giriş bildirgesi (güncel tarihli ve son aya ait hizmet dökümü ile birlikte), kimlik bilgileri, adres bilgisi, iletişim bilgileri, İSG eğitim belgeleri, aylık SGK tahakkuk ve ödeme belgeleri, bir adet fotoğrafınız, ISA yerleşkesi içerisinde çalışmanız halinde ziyaret tarih ve saati ile kapalı devre güvenlik kamerası aracılığı ile elde edilen görüntü kaydı bilgileriniz,

kimlik tespiti yapılabilmesi, ilgili çalışan ile yapılan iş ile ilgili veya acil konularda iletişim kurulması ve ilgili mal ve hizmet tedarik sürecinin mevzuata uygun bir şekilde yürütülebilmesi, ISA bünyesinde sigortasız çalışan bulundurulmasının engellenmesi ve gerekli yasal takiplerin yürütülmesi amaçlarıyla, ilgili çalışanın yapacağa iş dahilinde uygun ve sağlığının elverişli olup olmadığının ve ilgili çalışanın iş yeri hekimi tarafından onaylanıp onaylanmadığının tespit edilebilmesi, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri uyarınca gerekli olan iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerinin tamamlanıp tamamlanmadığının tespit edilmesi, ISA bünyesinde yapılacak çalışmalar esnasında ilgili çalışanın görev takibinin yapılabilmesi ve görev süresinin takip edilebilmesi, iş sağlığı ve güvenliği kapsamında ISA bünyesinde yapılacak çalışmalarda şirket talimatlarının tebliğ edilebilmesi, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri uyarınca gerekli olan iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerinin ilgili mevzuat kapsamında geçerliliğinin tespit ve teyit edilebilmesi ve atanmış iş güvenliği uzmanı ve iş yeri hekimi onay formunun kontrol edilebilmesi, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri uyarınca, iş makinesi kullanımı esnasında iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri uyarınca, yapılacak işin ve/ veya çalışma ortamının niteliği gereği kullanılması gerekli bir kişisel koruyucu donanım veya herhangi bir ekipman var ise, bunların zimmet tespitinin yapılabilmesi ve zimmet sürecinin yürütülebilmesi,

amaçları ile ve yukarıdaki belgeler ve bu belgeler dahilinde yer alan tüm kişisel veriler bakımından geçerli olmak üzere, mal ve hizmet tedarik süreçlerinin ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve ilgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin sürdürülmesi, iş yeri güvenliği ile çalışan sağlığına yönelik takip ve denetimlerin yapılması, gerekli önlemlerin alınması, olası risklerin azaltılması adına çalışmaların yürütülmesi, SGK ve yetkili kurum ve kuruluşlar nezdinde gerekli başvuru, ibraz ve bildirimlerin yapılması, SGK ve yetkili kurum ve kuruluşlardan gelen taleplerin karşılanması, işleyiş çerçevesinde zorunlu ve gerekli bilgi ve belgelerin hazırlanması ve saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

Yukarıda işlenme amaçları tarafınıza sunulan kişisel verileriniz, KVKK’nın 5’inci maddesinde belirtilen;

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

İş ilişkisi ve özlük bilgileriniz kapsamında işlenmekte olan sağlık verileriniz KVKK’nın 6’ncı maddesinde belirtilen istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması

hukuki işlenme sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

2. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMASININ YÖNTEMİ, SAKLANMASI VE İMHASI

ISA, tedarikçilerine yönelik olarak, internet sitesi üzerinden Şirketimiz ilgili çalışanlarına gönderdiğiniz e-postalar ve ISA çalışanları ile yaptığınız telefon görüşmeleri ile e-posta yazışmaları ve ISA ile olan sözleşmesel ilişkiniz süresi boyunca tarafınızca doğrudan ISA ile elektronik veya fiziki yollarla paylaşılan kişisel verileri ve tedarikçi çalışanlarına yönelik olarak, tedarikçimiz tarafından ve/veya doğrudan siz tedarikçi çalışanımız tarafından dijital ve/veya fiziki ortamda ISA’ya sunulan yukarıda yer alan belgeler vasıtasıyla paylaşılan kişisel verileri, tamamen veya kısmen otomatik olan veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplamakta ve işlemektedir.

Söz konusu kişisel verileriniz (i) elektronik ortamda ISA’nın tedarikçi başvuru ve hizmet temini süreçlerini yöneten yetkili kişiler tarafından erişim sağlanan veri tabanı ile yalnızca bu kişilerin ve ilgili departman yetkililerinin e-posta kutularında, (ii) fiziki ortamda yalnızca ISA’nın tedarik süreçlerini yöneten yetkili kişiler tarafından erişim sağlanan kilitli dolaplarda muhafaza edilmektedir.

Tedarik hizmetine ilişkin sözleşme ilişkisi olumlu sonuçlanmayan ya da herhangi bir sebeple tamamlanmayan tedarikçi adaylarımıza ait kişisel verileri tedarikçi olma süreci sona erinceye kadar ve her halükarda yasal düzenlemeler gereği 6 ay boyunca, tedarikçi olma süreci başarıyla sonuçlanan ve sözleşmesel ilişki kurulan tedarikçilerimizin kişisel verileri ise Muhasebe departmanının dosyasında sözleşmesel ilişki sona erene kadar ve her hâlükârda yasal düzenlemeler gereği sözleşmesel ilişkinin sona erme tarihinden itibaren 10 yıl boyunca yukarıda anılan ortamlarda muhafaza edilir.

3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILMASI

Kişisel verileriniz;

Avukatlar, denetçiler, vergi danışmanları ile danışmanlık ve hizmet aldığımız diğer üçüncü kişilere; iş süreçlerimizi hukuka ve meşru menfaatlerimize uygun olarak yürütebilmemiz, olası bir yargı sürecinde savunma hakkımızı kullanabilmemiz,
- Tarafınızca yetki verilmiş olan vekil ve temsilcilerinize; hukuki yükümlülüklerimizi yerine

getirebilmemiz,

Düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi sair resmî kurumlar ve kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili olan diğer kamu kurum veya kuruluşlarına; hukuka ve usule uygun talepleri doğrultusunda hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz,
- İş ortaklarımız ve ifa yardımcılarımıza iş süreçlerimizin yürütülebilmesi ve geliştirilebilmesi, altyapı ve güvenlik süreçlerinin geliştirilebilmesi,

amaçları ile KVKK’nın 8’inci ve 9’uncu maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN KORUNMASINA YÖNELİK HAKLARINIZ

Kişisel verilerinizle ilgili olarak;

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve işlenen kişisel verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini

veya anonim hale getirilmesini isteme,

(d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini

isteme,

İşlenen kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın

giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Belirtilen haklarınız kapsamında taleplerinizi, iadeli taahhütlü mektup aracılığıyla veya şahsen veya noter aracılığıyla yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz var ise elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle kvk.tr@mxns.com adresi aracılığıyla bize ulaşarak iletebilirsiniz.

Başvurunuz KVKK’da öngörülen ilgili hükümler doğrultusunda cevaplandırılacak olup başvuru sahibinin, ilgili kişi olduğunun teyit edilmesi amacıyla ISA sizden bazı doğrulayıcı bilgiler talep edebilecektir. Bu bilgiler yalnızca ilgili kişinin kimliğinin tespit edilmesi ve başvuru sonuçlarının doğru kişiyle paylaşılması adına talep edilecektir.