shutterstock_1705322863.jpg
  • İş Ekibinizi kurun ve tanımlayın

  • Aşamalı yaklaşım düzenleyin

  • Potansiyel ve kesin pozitif vakalar için plan yapın

  • İletişim taahhüt edin

  • Farklı ihtiyaçları anlayın ve kabul edin

Birçok bölgede işler açılmaya ve karantina yasakları kaldırılmaya başlıyor ve sağlık ve devlet kurumlarının mütemadiyen değişen tavsiyeleriyle, “yeni normal”e geçecek olan şirketlerin çalışanları destekleyici, onların uyum sağlamalarını talep eden yeni işe dönüş planları yapmaları giderek önem kazanmaktadır. Özellikle hem bilgi eksikliği hem de benzeri görülmemiş hızlarda değişimin olması, çalışanları iş yerlerinde yeniden konumlandırmak çok zor bir iş gibi görünebilir. Her kurumun işe dönüş planı birbirinden farklı olacaktır, ancak çalışma planınıza geri dönüşünüzü oluştururken aşağıdaki 5 maddeyi dikkate almanızı öneririz.

1.Güçlü bir İş Ekibi Oluşturun

Çalışanları işyerine geri getirmek üzere bir plan yapmaya başlamadan önce, daha fazla sayıda çalışan nüfusunun ihtiyaçlarını anlamak, çalışan güvenliği ve yönetmeliklere karşılık olarak proaktif kararlar vermek için, uyguladığınız tedbirlere de uyumlu şekilde, birlikte çalışabilecek çapraz fonksiyonel bir takım gücü oluşturmanız önem taşır. Hukuk danışmanı ve insan kaynakları da dahil olmak üzere kuruluştaki kilit görevlere sahip bir grup - üst düzey - yöneticiden yararlanmak, farklı çalışan gruplarının ihtiyaç ve beklentilerini daha iyi anlamanıza ve tüm fonksiyonları destekleyen bir plan oluşturmanıza fırsat verir.

Ofise veya diğer çalışma alanlarına geri dönecek çalışanları düşünürken kritik görevleri ve kilit kişileri belirlemek gerekir. Birçok kritik altyapı işi yapan kurumların, pandemi süresinde yerinde çalışmaya devam etmesi gereken çalışanlara sahiptir. Bununla birlikte, kurumun işleyişi için kritik olan ve yerinde veya ofiste çalışmaya daha uygun olabilecek çalışanları da vardır. Güçlü İş Ekibi, hangi ekiplerin veya görevlerin, yerinde çalışmaya dönerse faydalı olabilecek kritik/kilit çalışanlara sahip olduğunu belirlemek için birlikte çalışmalıdır. Ayrıca ofise geri dönmesi gerekmeyen ancak seyahat etmelerini, müşteri ofislerinde veya onların bölgelerinde bulunmalarını gerektiren danışmanlık veya satış rollerine geri dönen çalışanları da hatırlamak önemlidir. Şirketin tüm alanlarını temsil eden güçlü bir İş Ekibine sahip olmak, planınızı tüm çalışanları içerecek şekilde tasarlamanıza ve yerinde çalışma davranışları ve çevresinde yapılacak değişiklikleri ele almanıza fırsat verir.

İş Ekibi sık sık, hatta günlük olarak toplanmalı ve işin tüm alanlarıyla ilgili gündeme gelebilecek mevzuat veya içerik değişiklikleriyle ilgili güncel kalmak için iletişim kanallarını aktif olarak kullanmalıdır. Böylelikle, İş Ekibi güvenlik ve hazırlık önlemlerinin uygulanmasıyla ilgili ekiplerinden geri bildirim almaya açık olur. Kapsayıcı bir ekibe sahip olmak kurumun birleştirici kararlar vermesini ve yeni bilgilere hızla karşılık vermesini sağlayacaktır. Günün sonunda, güçlü bir İş Ekibi ile çalışanlar işe döndüklerinde, çalışanları işlerine dahil etme, daha dinamik ve duyarlı olma gibi kabiliyetler kazanacaksınız.

2.Aşamalara Ayırın

İşe geri dönüş planı oluşturmanın ikinci anahtarı, çalışanları iş yerine geri getirmek için aşamalı bir yaklaşım içinde kolayca anlaşılabilen kilometre taşlarını tanımlamaktır. Bu kilometre taşları, “evde kal” uyarıları gibi yasal güncellemeleri ve Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezi (CDC), Dünya Sağlık Örgütü (WHO), İş Sağlığı ve Güvenliği İdaresi (OSHO) gibi uluslararası kurumların işyerinde ve halka açık yerlerde güvenlik konusunda sundukları rehberleri de göz önünde bulundurmalıdır. Örneğin, ilk aşama, evden çalışmanın kaldırılmaya başlandığı durumda, CDC hala uzaktan çalışma ve sıkı sosyal mesafeyi önerir. Bu durumda, İş Ekibiniz tarafından tanımlanan kritik çalışanların işe dönmesine izin verebilirsiniz, ancak diğer tüm çalışanları evden çalışmaya devam etmeye teşvik edebilirsiniz.

Her aşama açıkça belirtilmelidir, böylece çalışanlar aşamalar ilerledikçe bu önlemlerin nasıl geliştiğini görebilirler. Her aşama asgari olarak aşağıdaki öğeleri içermelidir:

  • Sahada izin verilen çalışan sayısı
  • Güvenlik Uygulamalarına İlişkin Beklentiler ve Korunma Önlemleri
  • Fiziksel ofis veya çalışma alanının düzenlenmesi
  • Sosyal Mesafe politikaları
  • KKD (Kişisel Koruyucu Donanım) kullanımı

Örneğin, planın ilk aşaması olarak, İş Ekibi tarafından en az sayıda kritik ekipler ve çalışanlar belirlenerek ofise girmelerine izin verebilir. Birinci aşama, sosyal mesafe ve güvenlik ve tedbir uygulamalarının en katı yönergelerini karşılıyor olmalıdır. Bu da çalışanların maske ve eldiven gibi KKD kullanırken, sosyal mesafenin izlenebileceği oturma alanlarının tasarlanması, toplantı odalarının veya ortak alanların kapanması gibi konuları içerecektir. Kişilerin kendilerinde gördükleri semptomları anladıkları, kendilerini iyi hissetmedikleri ve Cov-19’u kapmış olma ihtimalinin olması gibi durumları değerlendirebilmek için kurum çalışanlardan günlük bir anket doldurmalarını isteyebilir.

İkinci aşamada, kurum bu engelleri biraz hafifletmeye başlayabilir; bunu da az sayıda çalışana sosyal mesafeyi ve KKD kullanımını aksatmayacak şekilde toplantı odaları veya ortak kullanım alanlarını yapabilir. Daha fazla çalışanın ortak alanlara girmesine izin verildiğinden, çalışan güvenliğini daima ön planda tutmak, tüm çalışanların temizlik ve dezenfektan ürünlerine ve KKD’lere erişebildiğinden emin olmak ve çalışanların kendilerini iyi hissetmedikleri, kontamine ihtimalleri olduğunu düşündükleri takdirde de evde kalma esnekliğini sağlamak önemlidir.

3.Potansiyel veya kesin olan “pozitif” vakalar için bir planınız olsun

İşe dönüş planınızı oluşturmanın üçüncü adımı, şirketin çalışanları nasıl güvende tutmayı planladığını ve olası bir bulaşı olması, çalışanın Cov-19 testinin pozitif çıkması durumunda şirketin nasıl tepki vereceğini belirten yazılı bir eylem planına sahip olmaktır. Çalışanlar, kurumun bulaşı riski ihtimalini öngörmesiyle ilgili olarak şeffaf bir şekilde hareket etmesinden ve bir aksiyon planı oluşturduğunu bilmekten memnun olacaklardır. Bu aksiyon planları, kurumunuzun semptomları raporlaması konusundaki tutumunu ve bir çalışanın işyerinde veya işyeri dışında Cov-19’a maruz kalmış olabileceği gibi tüm senaryolarına karşılık nasıl yanıt vereceğinizi açıkça tanımlamalıdır.

Bazı ülkeler işverenlerin çalışanların günlük semptomlar için kendi kendilerine tarama yapmalarını önermelerini şiddetle tavsiye ederken, bazıları işverenlerin işyerine gelen tüm çalışanlar için yerinde ateş ölçümü taraması yapmasını önermiştir. Pratik bir çözüm, çalışanların semptomları kendi kendilerine anlatmalarını sağlayan günlük olarak doldurulacak bir from veya elektronik bir anket olabilir. İş Ekibi ayrıca, bu bilgilerin şirketle komünike edileceği de dahil olmak üzere, belirtileri olan veya potansiyel olarak virüse maruz kalmış çalışanlarla iligli durumları yönetmek için bir strateji belirlemelidir. Kurum, bir çalışanın uzaktan çalışıp çalışamayacağını ve evde kalmaları istenirken ücret ödeme politikalarını da belirlemelidir. Çalışanlar şirket yönergelerinin farkında iseler, kendilerinde gördükleri semptomlarını açıklarken daha rahat davranış sergileyeceklerdir.

İş Ekibinin, bir çalışanın ev düzeninden tekrar çalışma alanına döndükten sonra Cov-19 pozitif çıkması durumuna da mutlaka hazırlıklı olması gerekir. Çalışanların pozitif bir vaka durumunda şirketin nasıl tepki vereceği konusunda kendilerini daha rahat hissetmeleri için spesifik olarak tanımlanmış şirket yönergeleri gereklidir. En azından bu plan, şirket içinde pozitif bir vaka olduğunda, çalışanlarla nasıl iletişim kuracağına, potansiyel olarak maruz kalan bireylerden karantina isteyip istemeyeceğinize ve ofis içinde hangi temizlik ve dezenfeksiyon prosedürlerini uygulayacağınıza dair ayrıntıları içermelidir. Çalışanlar izole edildikten sonraki işe dönme sürecinin farkında olmalıdır. Bazı durumlarda şirket, işe dönmeden önce çalışanın tekrar test yaptırmalarını ve negatif test sonucu talep edebilir. Bununla birlikte, bölgenizdeki testlerin mevcudiyetine bağlı olarak, kurumun test olmadan da işe dönüş için bir doktorun raporuna güvenmesi gerekebilir. CDC, çalışanların dönüşleriyle iligli çeşitli senaryoları içeren, en iyi uygulamalarla ilgili işe dönüş planı kaynağı oluşturmuştur.

4.İletişim:  Nasıl, Ne Zaman, Kiminle?

Çalışma planınıza geri dönüşü inşa eden dördüncü ve kilit bir unsur olarak, açık ve kontrollü bir kriz iletişim planı oluşturmak elzemdir. Bir krizde, iletişim ihtiyacı acildir. İletişim özlü, şeffaf ve açık olmalıdır. Sunulan iletişim düzeyi nihayetinde kurumun krizi nasıl ele aldığını algılamasına yol açacaktır. Bir öneri, çalışanların doğrudan İş Ekibiyle iletişim kurmasını sağlayan bir e-posta adresi veya dağıtım listesi oluşturarak iletişim kanallarını merkezileştirmektir. İletişimin bu merkezi konumdan gönderilmesi mesajın tutarlı kalmasına yardımcı olacak ve çalışanlara en güncel bilgileri nereden edinebileceklerini gösterecektir. Farklı kitle çalışan gruplarına ulaşmak için e-postalar, liderlerden video mesajları, canlı web seminerleri veya merkezi bir intranet sayfası gibi farklı iletişim yöntemlerinden yararlanabilirsiniz.

İletişimin önemli bir anahtarı, her iki yönde de akması gerektiğidir. İş Ekibinin mevzuat veya politikalarla ilgili değişiklikleri paylaşmasının önemli olduğu kadar, çalışanlarınızın tepki vermelerine, soru sormalarına ve onları doğrudan etkileyen öğeleri daha iyi anlamalarına fırsat vermek de çok önemlidir. Çalışanın soru sormasına izin vermek ve bu sorulara şeffaf ve dürüst bir şekilde yanıt vermek, çalışanların işe geri dönme konusunda kendilerini rahat hissetmeleri ve daha az endişe duymaları için gereken güvenin oluşturulmasında çok büyük önem taşır.

5.Açık Fikirliliği Benimseyin

Son ve belki de en önemli konu, şirket çalışanlarınızın psikolojik ve mental olarak hazır olmalarıdır. İşverenler olarak, çalışanlarımızın yaşam koşulları ve stres kaynaklarını anlamaya çalışırken onlara empati ile yaklaşmalıyız. Çoğu zaman, salgın gibi stres faktörlerinin kendi içimizde biyolojik “savaş ya da kaç” tepkisini başlatabileceğini biliyoruz. Bu stresli durumda olmak çalışanlar üzerinde ciddi ve kalıcı bir etkiye sahip olabilir ve kararları sakin ve rasyonel olarak verme yeteneğimizi ciddi şekilde etkileyebilir.

İş Ekibi, iş planına geri dönüş yapısını oluştururken ve planın her aşamasında beklentileri açıkça ortaya koyarken, yöneticilere ekibin sağladığı yapı içinde bireysel ekip üyelerinin ihtiyaçlarını karşılama esnekliği tanımalıdır Yöneticiler, her çalışanın riski tolere etme seviyesini anlamaya teşvik edilmelidir. Bir kişi daha önce Cov-19’a yakalanmış, iyileşmiş olsa ve güvenlik önlemlerine uyma ihtiyacı duymasa da, diğer çalışanlar evlerinin dışındakilerle etkileşim kurmaktan korkabilir. Bu aynı zamanda kurumun mevcut politikaları gözden geçirmesi ve pandemiden kurtulmak ve ofise geri dönmek adına mücadele eden insanları desteklemek için daha fazla esneklik sağlamaları gerektiği anlamına gelebilir.

Çalışanlar işyerine geri dönerken, duygusal refahlarını ve zihinsel sağlıklarını desteklemek işverenler için anahtar olacaktır. Örneğin, onlara çalışan yardım programı gibi bir takım kaynaklara sahip olduklarını hatırlatmak,  sadece moral ve katılımı yeniden inşa etmek, ekipleri tekrar ofiste çalıştıkları için heyecanlandırmak ve dış dünyadaki stresi azaltmak üzere aksiyonlar alınabilir.

Geçtiğimiz birkaç ay boyunca, pandemi birçok kurumun çalışma şeklini değiştirdi, insanları uzaktan çalışmaya teşvik etti ve günlük alışkanlıklarını hiç beklenmedik bir şekilde değiştirdi. Cov-19'dan sonra işe dönmek, çalışanlar yeni normale uyum sağlarken yepyeni bir dizi engel getirecektir. Çalışanlarımız işe döndüklerinde onları destekleyen net beklentiler, talimatlar, güvenlik prosedürleri ve iletişim sağlayarak iş gücümüzün bu düzenlemeyi aşmasına yardımcı olmak bir organizasyon olarak şirketin sorumluluğundadır.

Mérieux NutriSciences, gıda endüstrisinin kalite ve güvenlik ihtiyaçlarını desteklemek için faaliyetlerini sürdürmeye, dünya çapındaki tüm laboratuvarlarımız da açık analiz sürecine devam etmektedir ve bunun yanında her zaman olduğu gibi danışmanlık, denetim, eğitim, AR-GE ve tüm diğer ekiplerimiz bu süre zarfında size yardımcı olmak için hazırdır. Bugün bize ulaşın!

Yazar Hakkında

melina_sackan.jpeg

 

Melina Saçkan, Marmara Üniversitesi Ekonomi Bölümü’nden 2004 yılında mezun olduktan sonra Boğaziçi Üniversitesi. MBA yüksek lisansını tamamlamıştır. Kendisi Turizm, Teknoloji Satış ve Eğitim sektörlerindeki çeşitli deneyimlerinin ardından Mérieux NutriSciences Türkiye Ailesi’nin İnsan Kaynakları ve İdari İşler Müdürü olarak 6 ay önce aramıza katılmıştır. Kriz dönemini COVID-19 İş Ekibi’nin bir parçası olarak tüm çalışanlarla açık ve şeffaf bir iletişim kurarak yönetmiş, herkesin güvenli bir iş ortamında çalışmasından emin olarak sebat ve özveri ile çalışmaktadır.